משוב אפקטיבי? יש דבר כזה!

חוששים משיחת המשוב התקופתית? אתם בחברה טובה. מנהלים ועובדים מרגישים שהם לא יודעים לתת או לקבל משוב בצורה נכונה. על משוב ככלי להתפתחות ארגונית (ואישית), ועל האופן בו חשוב לדעת גם לקבל משוב. כך תתנו – ותקבלו משוב בצורה נכונה.

אחת לכמה זמן, נהוג לקיים בארגונים שיחת משוב עם העובד. העובדים והעובדות (וגם לא מעט מנהלות ומנהלים) רואים בכך עוד פגישה פורמלית וצופים פחות או יותר מה הנקודות שיעלו במהלכה. רבים מן העובדים מרגישים לא בנוח לקראת שיחה כזו, משום שהם רואים בה הזדמנות של המנהל לבקר את עבודתם ולהאיר נקודות חלשות. המנהלים מצידם, לא תמיד יודעים באילו כלים להעריך את העובד ולא תמיד מרגישים כי השיחה הובילה למסקנות של ממש.

משוב הוא כלי נהדר, שיכול לשמש מנהלים וגם עובדים בכל ימות השנה, מטרתו לשפר ביצועים בעבודה ובארגון בכלל, אך הוא צריך ליהעשות בצורה נכונה ומדויקת, על מנת שישא פרי.

למה משוב?

משוב (מכונה גם "היזון חוזר"), הוא מצב שבו בנקודת זמן מסוימת נבדקת דגימה של תוצאה של תהליך. הממצאים אשר יעלו בבדיקה זו ישפיעו על עתיד התהליך, אם ימשיך ויחזור על עצמו או שישתנה.

מנגנון המשוב (אותו רבים חושבים בטעות לביקורת) נוגע בכל תחומי החיים, והוא לא שייך לסוג מסוים של תהליך. כלומר, ניתן להעניק משוב בכל היבט של החיים ולא רק במקום העבודה.

"שיחת משוב" עלולה לעורר חששות ותהיות אצל העובד באשר לתוצאותיה. יחד עם זאת, ארגון הפועל באופן מוצלח, ידע איך לעשות בה שימוש ככלי עוצמתי, ולהפוך אותה ממנגנון המעורר חשש לכזה המעורר הזדהות ומקסום הביצועים.

מטרתו של המשוב וקיומו של משוב משמעותי ואפקטיבי, יוביל ויחזק את יצירת קשרי גומלין בין העובד למנהל, החשובים לשניהם. העובד שואף לדעת שהמנהל רואה את העבודה שנעשית על ידיו, ורוצה לבחון על פי אילו קריטריונים היא נבחנת וכיצד היא תורמת לארגון. המנהל שואף להבין את דרכי הפעילות והמחשבה של העובד, ליצור לויאליות ולדעת מה יגרום לעובד למקסם את היכולות שלו.

משוב מאפשר ניהול איכותי ומשמעותי יותר של העובדים – כאשר הוא נעשה בצורה נכונה. חשוב לדעת לתת משוב, אך לא פחות חשוב לדעת כיצד לקבל אותו.

איך לתת משוב?

משוב יכול להינתן במסגרת שיחת משוב תקופתית, אך ניתן ואף רצוי להעביר אותו באופן שוטף. כך תתנו משוב באופן אפקטיבי:

• מתחילים בטוב: פתחו במתן משוב חיובי (גם אם זה ידרוש מכם זמן או מאמץ, תמיד ניתן למצוא גם דברים חיוביים).

• תהליך דו כיווני: מקבל המשוב צריך לרצות ולהיות מוכן לקבל משוב. כמו כן מקבל המשוב אינו צריך להתגונן, ולכן חשוב שמקבל המשוב לא יחוש מאויים או מותקף.

• כאן ועכשיו: המשוב יעיל במיוחד כשהוא ניתן בסמוך להתנהגות הרלוונטית.

• היו ממוקדים: משוב מוצלח הוא משוב ספציפי ושאינו כללי.

• אל תדברו בציונים: העדיפו משוב תיאורי על פני משוב הערכתי.

• ניתן לשינוי: על המשוב להיות מכוון להתנהגויות אותן ניתן לשנות.

• דברי סיכום: כדאי שהצד המקבל את המשוב יסכם את דברי המשוב שקיבל, על מנת לוודא שהבין.

צריך גם לדעת לקבל

משוב אינו תהליך חד כיווני, וחשוב לדעת כיצד לקבל אותו בצורה נכונה. קבלת משוב באופן מוצלח היא חלק חשוב בתרגום המשוב לפעילות אפקטיבית:

• אל תתגוננו: האינסטינקט הראשוני שלנו עם קבלת משוב הוא להתגונן, אך מוטב לא להתגונן מילולית וגם לא רגשית. השתדלו באמת להבין מה נאמר לכם.

• העמיקו: נסו לברר מה מבקש נותן המשוב לומר, בידקו איתו את הדוגמאות שהעלה כדי להבין.

• יישור קו: חזרו על מה שקלטתם מדבריו של נותן המשוב, ובידקו אם הבנתם נכון את הדברים.

• זמן להסברים: לאחר ששמעתם, קלטתם והבנתם, נסו להסביר את ההתנהגות – מבלי להתגונן. היו גלויי לב והסבירו מדוע נהגתם כך. ייתכן ויעלו בעקבות כך דברים חדשים ואולי גם האחרים יבינו אתכם בצורה טובה יותר.

• זמן לסיכום: סכמו לעצמכם ולנותן המשוב מה אתם מקבלים מדבריו ומה המסקנות שלכם בקשר לכך. ניתן גם לקחת שהות לחשוב על הדברים ולהגיע למסקנות.